Zombie aplikace: ro─Źn─Ť plat├şte statis├şce za syst├ęmy, co nikdo nepou┼ż├şv├í

ÔÇ×Monday.com? J├í myslel, ┼że to m├íme jen ve zku┼íebce.ÔÇť ÔÇö CTO pra┼żsk├ę marketingov├ę agentury, kdy┼ż mu CFO uk├ízal, ┼że firma plat├ş 84 000 K─Ź ro─Źn─Ť za n├ístroj, kter├Ż naposledy n─Ťkdo pou┼żil v srpnu 2024.

A to byl jen za─Ź├ítek auditu. Po 3 t├Żdnech na┼íli 17 zombie aplikac├ş za celkem 412 000 K─Ź ro─Źn─Ť. Licence na Jiru pro lidi, co ode┼íli p┼Öed rokem. T┼Öi r┼»zn├ę n├ístroje na time tracking. Figma Enterprise s 40 seaty, z nich┼ż aktivn─Ť pou┼ż├şvan├Żch bylo 12.

Tohle nen├ş v├Żjimka. Tohle je standard v ─Źesk├Żch SMB.

Co je zombie aplikace

Zombie aplikace je software, za kter├Ż plat├şte, ale prakticky ho nepou┼ż├şv├íte. M├í n─Ťkolik podob:

1. Duplicitn├ş n├ístroje ÔÇö 3 r┼»zn├ę chaty, 2 project management n├ístroje
2. Licence pro b├Żval├ę zam─Ťstnance ÔÇö firma plat├ş, ├║─Źet je tam m─Ťs├şce po odchodu
3. Nepou┼ż├şvan├í funkcionalita ÔÇö m├íte enterprise plan, ale pou┼ż├şv├íte jen z├íkladn├ş funkce
4. Trial, kter├Ż zapomn─Ťl n─Ťkdo zru┼íit ÔÇö 2 roky automatick├Żch obnoven├ş za 6 000 K─Ź m─Ťs├ş─Źn─Ť
5. Legacy syst├ęmy ÔÇö star├Ż CRM, do kter├ęho se nikdo nep┼Öihl├ísil 8 m─Ťs├şc┼»
6. Shadow SaaS ÔÇö marketing koupil HubSpot, finance o tom nev├ş

Statistiky, kter├ę bol├ş

Podle mezin├írodn├şch studi├ş Gartner a Flexera, p┼Öizp┼»soben├ę na ─Źesk├Ż trh:

Pr┼»m─Ťrn├í ─Źesk├í st┼Öedn─Ť velk├í firma tedy zbyte─Źn─Ť p├íl├ş skoro milion korun ro─Źn─Ť. Za 3 roky je to investice do nov├ęho auta pro veden├ş ÔÇö nebo do CRM projektu, kter├Ż by re├íln─Ť n─Ťco p┼Öinesl.

Pro─Ź to vznik├í

1. Chyb├ş centr├íln├ş SaaS management

N├íkupy prob├şhaj├ş distribuovan─Ť. Marketing si kupuje sv├ę n├ístroje, HR sv├ę, v├Żvoj sv├ę. Nikdo nem├í celkov├Ż p┼Öehled.

2. Autoobnoven├ş smluv

Ro─Źn├ş licence s automatickou obnovou 60 dn├ş p┼Öed koncem. Nikdo to nesleduje, pen├şze odte─Źou, nikdo si nev┼íimne.

3. Nefunk─Źn├ş offboarding

─îlov─Ťk odejde, ale jeho licence z┼»st├ívaj├ş. Po roce je v syst├ęmu v├şc neaktivn├şch ├║─Źt┼» ne┼ż aktivn├şch.

4. Shadow IT

73 % zam─Ťstnanc┼» pou┼ż├şv├í software bez v─Ťdom├ş IT (viz samostatn├Ż ─Źl├ínek). ─îasto placen├Ż z osobn├ş karty a propl├ícen├Ż p┼Öes firemn├ş n├íklady.

5. Strach z p┼Öehnan├ęho ┼íkrt├ín├ş

ÔÇ×A co kdy┼ż to n─Ťkdo pot┼Öebuje?ÔÇť ÔÇö bezpe─Źn─Ťj┼í├ş je nechat to b─Ť┼żet.

30denn├ş IT spend audit: krok za krokem

T├Żden 1: Inventura

C├şl: z├şskat kompletn├ş seznam v┼íech SaaS n├ístroj┼» a ro─Źn├şch n├íklad┼».

Co ud─Ťlat:

• Export v┼íech plateb z ├║─Źetnictv├ş za posledn├şch 12 m─Ťs├şc┼»
• Filtrace plateb IT kartami zam─Ťstnanc┼»
• Sta┼żen├ş seznamu subskripc├ş ze Stripe/Fakturoid/Pohody
• V├Żpis ze v┼íech SSO syst├ęm┼» (kdo se kdy naposledy p┼Öihl├ísil?)
• Sestaven├ş excelu: n├ízev, poskytovatel, po─Źet seat┼», ro─Źn├ş cena, vlastn├şk, ├║─Źel

V├Żstup: seznam typicky 40ÔÇô120 polo┼żek u st┼Öedn├ş firmy.

T├Żden 2: Data o vyu┼żit├ş

C├şl: pro ka┼żdou aplikaci zjistit re├íln├ę vyu┼żit├ş.

Co ud─Ťlat:

• Vy┼ż├ídat si od ka┼żd├ęho vendora ÔÇ×usage reportÔÇť za posledn├şch 90 dn├ş
• U aplikac├ş s SSO (Azure AD, Okta, Google) st├íhnout login data
• Dotazn├şk mezi zam─Ťstnanci: ÔÇ×Jak├ę n├ístroje re├íln─Ť denn─Ť pou┼ż├şv├í┼í?ÔÇť
• Identifikovat ├║─Źty ex-zam─Ťstnanc┼»

Pozor: N─Ťkte┼Ö├ş vendo┼Öi accounts s 0 p┼Öihl├í┼íen├şmi ÔÇ×skryj├şÔÇť. Trvejte na surov├Żch datech.

T├Żden 3: Rozhodnut├ş

Rozd─Ťlte aplikace do 4 kategori├ş:

T├Żden 4: Implementace a kontrola

• Kontaktovat v┼íechny vendory, zru┼íit / downgradovat
• Pozor na minim├íln├ş v├Żpov─Ťdn├ş lh┼»ty (─Źasto 30 dn├ş, n─Ťkdy a┼ż 90)
• Zav├ęst centr├íln├ş SaaS management (proces, n├ístroj, vlastn├şk)
• Nastavit kontroln├ş mechanismus (kvart├íln├ş review)

P┼Ö├şpadov├í studie: brn─Ťnsk├í agentura (85 zam─Ťstnanc┼»)

Před auditem:

• 74 identifikovan├Żch SaaS n├ístroj┼»
• Ro─Źn├ş n├íklady: 2 450 000 K─Ź

Po auditu:

• 41 n├ístroj┼» (konsolidace + ru┼íen├ş)
• Ro─Źn├ş n├íklady: 1 380 000 K─Ź
• ├Üspora: 1 070 000 K─Ź/rok (44 %)

Co konkr├ętn─Ť ud─Ťlali:

• Zru┼íili Asanu, Monday.com, ClickUp ÔÇö ponechali Jiru (├║spora 180 000 K─Ź)
• Downgrade Figma Enterprise Ôćĺ Professional (├║spora 320 000 K─Ź)
• Zru┼íili 23 neaktivn├şch Slack ├║─Źt┼» (├║spora 68 000 K─Ź)
• Zru┼íili duplicitn├ş time tracker (├║spora 110 000 K─Ź)
• Konsolidace dvou BI n├ístroj┼» (├║spora 390 000 K─Ź)
• Zbytek: drobn├ę zru┼íen├ş trialu a sn├ş┼żen├ş po─Źtu seat┼»

Investice do auditu: 180 000 K─Ź (extern├ş konzultant na 6 t├Żdn┼»). ROI: 594 % v prvn├şm roce.

Nástroje pro trvalou kontrolu

Pro SMB do 200 zam─Ťstnanc┼» je typicky nejlep┼í├ş Excel + zaveden├Ż kvart├íln├ş review proces. Enterprise n├ístroje maj├ş smysl od 300+ u┼żivatel┼».

FAQ: Zombie aplikace

Jak poznat, ┼że m├íme probl├ęm? Pokud nikdo ve firm─Ť nedok├í┼że do 5 minut ┼Ö├şct ÔÇ×kolik plat├şme za SaaS celkemÔÇť, m├íte probl├ęm. Za─Źn─Ťte s inventurou.

Mus├şme m├şt k tomu externistu? Men┼í├ş firma to zvl├ídne intern─Ť za 20ÔÇô40 hodin pr├íce. U 100+ zam─Ťstnanc┼» je externista obvykle rychlej┼í├ş a levn─Ťj┼í├ş ÔÇö m├í checklist, vyjedn├ív├í s vendory a v├ş, kde hledat skryt├í p┼Öedplatn├í.

Kdy se vyplat├ş SaaS management platforma? Typicky od 70+ SaaS n├ístroj┼» nebo 250+ zam─Ťstnanc┼». Pod touhle hranic├ş vysta─Ź├şte s procesem a sd├şlen├Żm dokumentem.

Co kdy┼ż vendor nechce zru┼íit smlouvu? Automatick├í obnova mus├ş b├Żt smluvn─Ť ozn├ímena s dostate─Źn├Żm p┼Öedstihem. Pokud nebyla, m├íte pr├ívo ji napadnout. V krajn├şm p┼Ö├şpad─Ť pom┼»┼że advok├ít ÔÇö v─Ťt┼íina vendor┼» v Evrop─Ť ustoup├ş.

Jak se tomu vyhnout do budoucna? Zave─Ćte: (1) centr├íln├ş evidenci, (2) schvalovac├ş proces pro nov├ę SaaS n├íkupy, (3) kvart├íln├ş review, (4) automatizovan├Ż offboarding p┼Öes SSO.

Pot┼Öebujete prov├ęst IT spend audit?

Na Poptej.IT m┼»┼żete zdarma zadat popt├ívku na SaaS audit. Z├şsk├íte nab├şdky od specialist┼», kte┼Ö├ş se specializuj├ş na IT procurement a cost optimization. Typicky se vr├ít├ş investice do auditu 3ÔÇô10├Ś b─Ťhem prvn├şho roku. Prvn├şch 5 zak├ízek bez provize.

Zadat popt├ívku na IT audit Ôćĺ